La facture électronique remplit le même rôle que la facture traditionnelle et est juridiquement équivalente bien qu'elle présente bien plus d’avantages, devenant une ressource incontournable pour les entreprises. Ainsi, quelles sont les avantages des factures électroniques ?
Principaux avantages de la facture électronique
La facturation électronique permet une optimisation significative des ressources utilisées pour la traiter, ainsi les dépenses professionnelles sont réduites. Les frais engagés lors de l'achat du logiciel de facturation électronique (frais de transmission électronique) sont rapidement amortis, et c'est beaucoup moins que les factures imprimés.
En effet, la facturation traditionnelle implique des coûts élevés liés à la traçabilité et à l'envoi des factures : l'encre, le papier, les frais de port, etc. sont évités avec cette procédure numérique. Une situation similaire apparaît lors de la réception et du traitement : frais de traitement du courrier, révision, saisie des données, enregistrement, etc.
Une véritable méthode de facturation électronique doit être entièrement électronique de manière à ce que les données du fournisseur puissent être intégrées directement dans le système de l'acheteur. Pour avoir plus d’informations, cliquez ici.
Avantages de la facturation électronique pour les fournisseurs
A la réception des factures papier ou PDF du fournisseur, l'acheteur doit trier, acheminer, ressaisir et soumettre les factures pour approbation. Ce processus prend du temps. Il y a aussi la possibilité de perdre des factures. À l'inverse, les factures électroniques sont immédiatement accessibles sur le système de l'acheteur et peuvent être acheminées et approuvées beaucoup plus rapidement. Par conséquent, les paiements sont effectués à temps, ce qui améliore la gestion comptable.
Le rapprochement des factures émises aux clients et des paiements reçus est l'un des défis auxquels tout fournisseur est confronté. Les clients peuvent combiner plusieurs factures en un seul paiement. En plus de cela, ce montant de paiement peut être différent des factures originales pour diverses raisons, telles que les clients réclament des déductions en raison de marchandises endommagées.
Par conséquent, un fournisseur peut émettre 5 factures et recevoir un paiement unique et doit contacter le service AP (comptes fournisseurs) du client pour clarifier les détails du paiement. Avec la facturation électronique, les clients peuvent envoyer les détails des factures payées avec les paiements pour aider à simplifier le rapprochement des comptes.
Fonctionnement de la facture électronique
Pour les factures papier ou PDF, les documents doivent être stockés, triés et rentrés dans le système AP ou comptes fournisseurs. Avec la dématérialisation des factures, les données sont envoyées directement du fournisseur au système AP de l’acheteur, éliminant ainsi le besoin de ressaisir manuellement les données de la comptabilité. En raison de la diminution de la charge de travail, le personnel comptable peut consacrer plus de temps à des activités à haute valeur ajoutée.
Ils associent également les factures à d'autres documents d'approvisionnement, tels que les contrats et les bons de commande. Par exemple, les prix sur la facture doivent correspondre à ceux du contrat. Les descriptions des marchandises doivent correspondre à celles du bon de commande et de l'entrée de marchandises. Ces validations peuvent désormais être effectuées automatiquement avec la facturation électronique. La saisie et les validations des données étant automatisées, le personnel de l'acheteur a moins besoin d'appeler le fournisseur pour confirmer la réception des factures ou se renseigner sur les détails.
Les avantages de la facturation électronique pour les acheteurs sont considérablement accrus si la solution de facturation électronique est équipée d’un portail fournisseur. Il permet aux fournisseurs de suivre l'état des factures ainsi que les informations d'approbation et de paiement. Les fournisseurs peuvent voir si leurs factures ont été reçues, celles qui ont été approuvées et celles qui ont été soumises pour paiement. En conséquence, le besoin d'appels de suivi est considérablement réduit.